Molte realtà aziendali si trovano giornalmente a dover gestire processi critici non sufficientemente supportati.
Possiamo definire un processo critico come quell’insieme di attività tra loro interrelate che:

Coordinare e controllare la sequenza di esecuzione dei singoli compiti da parte degli attori coinvolti, è talvolta più oneroso che effettuare il lavoro stesso.
La formalizzazione e l’automazione di una procedura aziendale ritenuta critica, porta quindi ad ottimizzare sia i tempi di svolgimento del processo, che l’attività di controllo del suo corretto funzionamento.
Tale attività di reingegnerizzazione dei processi critici aziendali, conosciuta come Business Process Management (BPM), è incentrata sulla definizione ed analisi di tali processi ed la conseguente gestione di un workflow (flusso di lavoro),ossia di una rappresentazione formale del processo, attraverso un linguaggio grafico, intuitivo, ma rigoroso. In altre parole, ilWorkflow Management, partendo dalla descrizione dei processi, delle attività e delle risorse di un soggetto, ne rappresenta la struttura organizzativa e gli strumenti per il suo controllo e la sua gestione.
I vantaggi che si vanno a delineare sono i più svariati; essi vanno da una più rapida definizione degli utenti più competenti per lo svolgimento di un dato processo, all’aggiornamento automatico e dinamico delle competenze in forza delle attività svolte.

Poi, per far sì che tutte le informazioni destrutturate (documenti, fax, email, così come documenti cartacei), utilizzate ripetutamente durante i processi, diventino patrimonio comune e accessibile da tutta l’organizzazione, risulta fondamentale l’implementazione di un moderno sistema di Gestione Documentale. Esso consente infatti di normalizzare il materiale conoscitivo aziendale e di accedervi attraverso un portale aziendale, garantendo un ulteriore livello di automazione ed una riduzione del training agli utenti.
L’accesso a tutte queste informazioni sarà reso possibile con l’istituzione di una intranet aziendale, un ambiente di lavoro che offre agli utenti un supporto completo alle loro esigenze di comunicazione, gestione delle proprie attività ed accesso diretto alla conoscenza esplicita e tacita dell’azienda.

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